Thunderbird などにおけるテンプレートは個人ごとに管理しなければならない． しかし，コラボレーションのためにテンプレートを使用するばあいは，テンプレートを共有する必要がある． そのためのかんたんな方法はテンプレートに URL をあたえて，HTTP などによってアクセスする方法である．
テンプレートはしかるべきプログラムによって管理し，その登録や更新は権限をもつひとだけができるようにする． また，特定の目的のテンプレートは関係者だけがアクセスできるように制御することも必要だろう． いずれも通常の Web のアクセス制御によって実現できる．
